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Planejamento e organização podem melhorar o trabalho e minimizar excesso de tarefas

Mesmo com o excesso de tarefas, planejamento e organização podem melhorar o trabalho. O acúmulo de tarefas é comum na rotina de muitos profissionais. No final do expediente, a sensação é a de que se trabalhou muito, mas não se resolveu quase nada. No dia seguinte, muitas vezes já se começa o dia "apagando incêndios". Quem se identificou com a situação, pode pensar que não há como reverter esse ciclo, já que o volume de tarefas é grande demais.

De fato, em algumas situações, o executivo tem atribuições que poderiam ser divididas com mais pessoas. Se é esse o caso, mesmo que não seja possível reduzir o número de responsabilidades, dá para tentar melhorar o processo de trabalho e, com isso, tornar-se mais produtivo.

"Se cada executivo parasse um minuto para pensar sobre o que está fazendo, conseguiria perceber se aquela é a melhor maneira de realizar determinada tarefa", afirma Lauro Brambilla, da ABS Consultoria, especializada em aumentar a produtividade das empresas. Eles garantem que o investimento feito na contratação do serviço seja multiplicado em pelo menos três vezes. "Não fazemos mágica, apenas identificamos os gargalos e ajudamos as empresas a deixarem de perder oportunidades."

A metodologia da ABS se baseia no planejamento, no controle, em indicadores e em cobrança. E parece que a conjunção desses fatores realmente funciona. Para se ter uma idéia, empresas de diversos setores, como a Eaton , Votorantim Metais e LG Philips, tiveram um retorno de seis vezes ou mais sobre o investimento feito no diagnóstico dos problemas e na mudanças de processos e procedimentos.

Antes que se pense que trata-se de exigir que as pessoas trabalhem como máquinas, Brambilla alerta que "ninguém é 100% produtivo". Mas é possível estabelecer uma meta que varia entre 75% e 85%. Já a eficiência pode ser de 100%.

Segundo ele, a produtividade das pessoas é afetada pela falta de preparo que têm para exercer determinada função, ou seja, se receberam treinamento adequado para tal ou se têm o perfil profissional para aquela atividade; pela falta de padrões e metas; de feedback a respeito da realização de seu trabalho; de recursos tecnológicos ou de matéria-prima para fazê-lo e, claro, pela falta de motivação.

O diagnóstico dos problemas parte da observação da atitude dos diretores, gerentes e supervisores, são pró-ativos, focados em pessoas e resultados? Depois, são observados também os processos e procedimentos de trabalho. E, a partir da observação do método do profissional mais produtivo, se estabelecem as metas dos demais.

Mas a despeito da identificação dos fatores que causam a perda de produtividade e do aprimoramento dos processos e procedimentos, há uma mudança que é determinante para se otimizar o trabalho. A de comportamento. Não é à toa que, depois do diagnóstico dos problemas, o trabalho começa com o treinamento das pessoas para a adoção de uma nova postura.

"A organização é um pré-requisito para a disciplina, necessária para o melhor aproveitamento do tempo na realização do trabalho", diz Brambilla. Por isso, a primeira diretriz da metodologia da empresa é o planejamento. Assim, um executivo pode aplicá-la de maneira informal a partir da organização da agenda. E seguir com o controle da realização das tarefas pré-determinadas, a identificação do que foi ou não feito depois de um determinado período e a cobrança de si mesmo por melhores indicadores.

Ao relacionar todas as atividades do dia e o tempo que levou para realizá-las é possível analisar se poderia ter sido mais produtivo e o que levou a perder tempo. Com a equipe, vale à pena reunir o pessoal, mostrar os problemas, tentar chegar a uma conclusão em conjunto a respeito das causas e pensar maneiras de minimizá-las. Depois, é preciso controlar, levantar indicadores e cobrar resultados.


Fonte: Por Carolina Sanchez Miranda, in Gazeta Mercantil/Caderno C - Pág. 9
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