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Uma intranet nota 10

O que fazer para uma intranet dar certo? Dá para pensar em muitas estratégias (que eu até arrisco neste texto), mas o básico é disponibilizar um conteúdo que seja relevante para a empresa E para os funcionários.

Algumas outras dicas:

1) Faça do pessoal de IT um aliado. Construir uma intranet fora de casa sai caríssimo e as atualizações demoram a ser feitas (só no trânsito de e-mails gastamos um tempão). Faça aliados também em todas as áreas críticas da empresa, afinal, para ser relevante, você precisará contar com elas.

2) Depois de formar essa coalizão de sucesso, defina papéis e responsabilidades claros para evitar que a intranet não tenha dono (e morra por falta de conteúdo atualizado).

3) Ainda no projeto, deixe claro o propósito da ferramenta. A intranet traz inúmeras possibilidades que vão muito além da comunicação. É possível agregar serviços (como demonstrativo de pagamentos, atualização de dados cadastrais de funcionários, reserva de salas de reunião, etc) ou ainda treinamentos (para diminuir impacto ambiental e horas de deslocamentos). Uma vez definido o seu propósito, revisite o propósito das outras ferramentas de comunicação que a empresa possui para evitar muita sobreposição.

4) Defina um orçamento para repaginá-la de tempos em tempos. Embora eu seja contra mudanças radicais em períodos curtos de tempo, investir em uma abordagem diferente, uma campanha interativa, ou alguma vinheta em comemoração a algum êxito é bem legal, mas custa. Se não há planejamento orçamentário, a idéia morre na praia.

5) Invista em redes sociais se a cultura da empresa permite. Para deixar claro: se sua empresa tem pelo menos 40% dos funcionários com 35 anos ou menos, redes sociais são quase obrigatórias.

6) Atenção com os resultados. São muitos os softwares disponíveis (até gratuitamente) para controlar minimamente o que os funcionários preferem. A usabilidade é o melhor critério para manter uma página ativa.

7) Crie canais para ouvir os funcionários. Faça nuvem de tags, crie botões de votação, crie o ‘envie a mensagem a um amigo’ e outras formas de os próprios usuários recomendarem ou não o conteúdo. Será a sua pesquisa mais rápida e barata.

8) Eu li algo em uma das comunidades que eu participo no Linked In que é a mais pura verdade: não esqueça a pirâmide de Maslow na intranet! Para ser útil e interessante, tem que deixar mais acessíveis aquelas informações que o funcionário usa mais. Depois de recursos humanos, formulários, notícias, centro de informações e conhecimento, dedique um espaço para estratégia da empresa. O mesmo comentário destaca que uma boa intranet tem 50% de conteúdo ligado a operação da empresa em si, 30% ligado a serviços e 20% ligado a pessoas.

9) Intranet não é revista. Evite os textos enooormes (devem ser cerca de 20% menores). Invista em hiperlinks, fotos, comentários das pessoas.

O site http://www.usability.gov/ traz um ‘how to do’ interessante, divididos em 4 fases: planejamento, análise, design e avaliação.

Mas, quem quer realmente ficar expert no assunto, pode visitar o http://www.avenuea-razorfish.com/download/reports/intranetsbestpractices.pdf, em que a empresa americana Avenue A Razorfish analisa seis estágios de maturidade de intranets segundo diferentes critérios, como sponsorship, governança, necessidades dos usuários, design, tecnologia, treinamento e outros. Vale o tempo dedicado nas 47 páginas!


Fonte: Por Viviane Mansi, in Blog Comunicação Interna
Leia na Fonte: http://comunicacaocomfuncionario.blogspot.com/2008/10/uma-intranet-nota-10.html
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